Planning & Control Cyclus
Het draait niet alleen om getallen
Binnen divisie Infra –Evides was Carsten Blewanus de projectleider van de P&C cyclus. Carsten is Interim Businessmanager en werkt vanuit zijn eigen B.V. Hij vertelt wat een P&C Cyclus inhoudt.
Strategische doelen
Als bedrijf heb je een bepaalde strategie. Afhankelijk van de omstandigheden wordt deze strategie herijkt. Uit het hele strategische proces komen strategische doelstellingen voort die je vervolgens naar beneden toe door vertaalt in de organisatie. Naar afdelingen, naar business units en noem maar op.
Planning
Het afleiden van die Business doelstellingen zit in het ‘Planning’-deel van de cyclus. We vertalen de strategische doelstellingen, zoals klanttevredenheid, naar doelstellingen op afdelingsniveau en doelstellingen op medewerkersniveau. Alle activiteiten die nodig zijn om de business doelstellingen te realiseren monden uit in een financiële begroting.
Control
De Control, ofwel de besturing en beheersing die je daaromheen bouwt moet er voor zorgen dat je de gedefinieerde doelstellingen met een redelijke mate van zekerheid ook gaat halen. Je zorgt ervoor dat je maandelijks reviews houdt om te kijken: Liggen we op koers om onze doelstellingen te halen? Er zijn proces overleggen en denk ook aan de overleggen die je als leidinggevende hebt met je medewerkers: de functionerings-, beoordeling- en voortgangsgesprekken.
Management informatie
Maar het gaat nog breder. Bijvoorbeeld ervoor zorgen dat je management informatie hebt op operationeel-, tactisch- en strategisch niveau, zodat alle medewerkers informatie hebben die ze nodig hebben om hun werk goed te kunnen doen.
Risico beheersen.
Zorg ook dat je de belangrijkste risico’s in kaart hebt, grip hebt. En dat je maatregelen neemt om de risico’s af te dekken of zo klein mogelijk te maken. Bijvoorbeeld bij een waterleidingbedrijf kan een crisis ontstaan. Er kan van alles gebeuren. Maar als het gebeurt, zorg er dan voor dat je ingesteld bent om het op te lossen. Dus wordt er een crisisorganisatie ingericht. Zoiets kan dus vanuit de control cyclus tot stand komen.
Key succesfactoren: Tips om de P&C Cylcus te doen slagen.
Een van de dingen waar ik vaak tegenaan loop is dat de Strategische doelstellingen niet worden door vertaald tot aan het laagste niveau. De doorvertaling blijft vaak hangen op afdelingsniveau en businessunitniveau. Wat we verwachten van de medewerkers blijft achterwege. Maar de medewerkers moeten de werkzaamheden wel uiteindelijk doen. Dus ik zeg: Vertaal je strategische doelstellingen door tot aan het laagste niveau.
Verder zie ik vaak te veel focus op de financiën en te weinig op de business. Er worden wel allerlei business doelstellingen gesteld in het strategisch plan, maar als je gaat kijken waar stuur ik echt op, dan is het met name de financiën. Als je binnen de begroting bent dan zit je goed. Maar de vraag is of dat goed genoeg is. Stel dus een evenwichtige besturing op om goed in control te blijven.
Eén van de key-to-succes factoren is dat je niet overgeorganiseerd raakt op de getallen, maar ervoor zorgt dat je de business goed doorgrond. Ik ben van huis uit een business controller dus kijk ik meer naar de business zoals: worden de risico’s afgedekt, halen wij de doelstellingen die wij ons zelf gesteld hebben? Bijvoorbeeld: veiligheid, klanttevredenheid, procesverbetering: effectief en efficiënt werken. Als je dit allemaal goed doet dan vertaalt dat zich in goeie cijfers. Focus dus op de business en de benefits komen vanzelf wel aan de financiële kant.
Wat heeft Wahida in de P&C Cyclus betekend?
Wahida heeft een goede ondersteuning geleverd in het project. Ze heeft de nieuwe aandachtspunten in de P&C cyclus samen met de bestaande punten in een integrale planning opgenomen. Daarnaast heeft zij met haar ervaring binnen de organisatie mij gevraagd en ongevraagd van advies voorzien. Haar input heeft ons geholpen om dit project tot een succes te maken.
Resultaat
Evert ter Keurst, als Manager Infra opdrachtgever van het project is blij met het resultaat. Hij vult aan:
“Wij hebben een 5 jaren visie opgesteld die terug te vinden is in onze Strategiekaart. Hieruit is de 1 jaarplanning van de P&C cyclus afgeleid.”
Evert laat een schematische weergave zien:
