Excellente ondersteuning is proactief regelen

 

Hans Cleton heeft 20 jaar ervaring als adviseur, is 15 jaar ondernemer en heeft een aantal bedrijven. Hij beoordeelt onder andere grote verandertrajecten in binnen- en buitenland, van 1 tot 100 miljoen.

Hoe kijkt Hans Cleton aan tegen excellente ondersteuning? Hans vertelt:

Proactief

Ik heb vooral met projectondersteuning te maken. En op kantoor heb ik een secretariaat. Excellente ondersteuning is het proactief regelen van aantal zaken, zonder mij daarmee te laten bemoeien.

Wij hebben bijvoorbeeld elk jaar een evenement. De ondersteuner heeft er ver van te voren al over nagedacht: Gaan het wel op kantoor organiseren of toch niet, want het geeft zoveel onderbrekingen. De zaal is al ver van te voren buiten de deur geboekt. De lunch is geregeld en met de specifieke dieetwensen van de stakeholders is rekening gehouden.

En wat als een relatie ziek is of niet kan? Schuiven we de planning of kunnen we hier Skype gebruiken. Het inzetten van andere technische middelen is bij voorbaat bedacht.

 

Professionaliteit

Degelijkheid en de professionaliteit speelt een enorme rol. Als ondersteuner straal je dezelfde professionaliteit uit als je manager. Daarvan moet de ondersteuner een verlengstuk zijn.

Het gaat om kennis en kunde en het gaat om de professionaliteit.

 

Leiderschapsstijl

Het is belangrijk dat je als ondersteuner de leiderschapsstijl goed door hebt. Dat je begrijpt dat er verschillende soorten stijlen van leiding geven zijn. En dat jij als ondersteuner je kunt aanpassen aan die stijl.

Is het meer een consensus zoekende stijl dan zul je dat ook uitdragen in je omgeving en ook op die manier je werk moeten doen. Is het meer een directieve stijl dan krijg te maken met autoriteit. Dan moet je je heel bewust zijn van hoe dat is. Ook aan die situatie moet je jezelf aanpassen.

 

Niet vertellen ‘hoe’

Tussen mij en de ondersteuners verloopt de ondersteuning optimaal door ze niet te vertellen ‘hoe’ ze iets moeten doen, maar meer door te vertellen:

“Ik heb dit of dat nodig. Kun je het voor mij regelen?”

Op het moment dat ik ze ga vertellen ‘hoe’ ze het moeten doen, wat belangrijk is en wat niet, dan wordt het inefficiënter.

 

Vrij, zolang mijn doelstelling maar bereikt wordt

Mijn insteek is altijd: Je hebt een bepaalde opleiding, manier van werken en professionaliteit. Dat is waarom ik je hebt ingehuurd. Ik laat je vrij om te doen zoals jij wilt, zolang mijn doelstelling bereikt wordt. Dus ik laat je zoveel mogelijk in jouw professionaliteit, want daar kwam je voor.